Studi Notarili
A Christmas Story
Per festeggiare il Natale vi regaliamo una storia da leggere sotto l’albero!
studi notarili
Informazioni, pratiche, atti:
la chiave per una migliore performance è un'ottima governance interna.
Attraverso un’attenta e puntuale analisi dei processi e delle logiche di lavoro all’interno di uno Studio Professionale è possibile individuare moltissime criticità di varia natura e studiare le migliori soluzioni su misura per risolverle, tutte rigorosamente GDPR compliant.
La governance in questo frangente non attiene solo alla mera gestione tecnica dei dati, ma è quell’insieme di policy e procedure che permette che un lavoro proceda dalla sua presa in carico alla sua chiusura, senza perdite di tempo e di dati.
A titolo di esempio: spesso i comuni software gestionali, per quanto ottimi nello svolgimento di alcune mansioni, sono inutilizzabili rispetto ad altre, causando un gravissimo problema nel tenere “il bandolo della matassa” di progetti/atti/pratiche che per loro natura sono estremamente complessi e composti da moltissimi documenti di origine varia e seguiti magari da più Professionisti contemporaneamente.
Un altro esempio riguarda le email condivise, che raramente lo sono davvero, portando persino a rispondere in più persone alla stessa richiesta di un Cliente – magari in modo discordante, con un conseguente danno di immagine.
Esempi di criticità presenti all’interno di uno Studio e di come un corretto assessment delle procedure può tangibilmente migliorarne le performance, anche di immagine verso i propri Clienti, sono pressoché infiniti.
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CASE HISTORY - studio notarile 1
Gestione Fascicoli
PROBLEMA: data la mole di lavoro in Studio era diventato impossibile seguire in modo rapido e preciso il volume dei documenti di ogni fascicolo e il suo svolgimento, obbligando ad un considerevole dispendio di tempo e personale.
SOLUZIONE: per questo Cliente abbiamo approntato un sistema smart (PC, tablet, smartphone) di archiviazione e tracciamento dei fascicoli in ufficio, che collega date, documenti, persone coinvolte e progresso, in modo da avere sempre sotto controllo tutto il processo.
CASE HISTORY - studio notarile 2
Archivio documenti
PROBLEMA: le informazioni, anche non direttamente collegate ad un fascicolo come la Gazzetta Ufficiale, erano allocate in posti diversi, di difficile reperimento e non accessibili a tutte le persone che ne necessitavano al momento opportuno.
SOLUZIONE: in questo caso abbiamo creato un vero e proprio portale web interno allo Studio dove è possibile accedere – secondo policy stabilite a seconda degli utenti – ad ogni fascicolo, documento accessorio, notizia, utility, ecc. Anche in questo caso, un sistema smart permette l’accesso al portale da ogni device, sia in Sede che fuori.
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